Privacyverklaring Doopsgezinde Gemeente Aardenburg

1. Inleiding

Doopsgezinde Gemeente Aardenburg is lid van Algemene Doopsgezinde Sociëteit en kent een eigen rechtspersoonlijkheid.Als zodanig is Doopsgezinde Gemeente Aardenburg gebonden aan algemene en specifiek kerkelijke regels.

Deze regels werken door in de bescherming van privacy van mensen en persoonsgegevens, ook ingebed binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Los van wettelijke bepalingen hecht Doopsgezinde Gemeente Aardenburg eraan al haar relaties en bezoekers een veilige omgeving te bieden en haar organisatie zodanig in te richten dat de haar ter beschikking staande persoonsgegevens optimaal tegen niet gewenst gebruik worden beschermd.

Het privacybeleid – zoals verwoord in deze verklaring – is van toepassing op alle persoonsgegevens die Doopsgezinde Gemeente Aardenburg gebruikt en verwerkt van haar leden, vrienden, belangstellenden, huurders, medewerkers en andere relaties, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wie lid, vriend of belangstellende is/wordt van Doopsgezinde Gemeente Aardenburg, of om een andere reden persoonsgegevens aan Doopsgezinde Gemeente Aardenburg verstrekt, geeft impliciet toestemming om deze persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te gebruiken en te verwerken.

Iedere belanghebbende wordt geadviseerd om kennis te nemen van dit privacybeleid en hier al dan niet akkoord mee te gaan. In het negatieve geval richtte men zich tot de namens de kerkenraad aangewezen coördinator gegevensbescherming.

2. Verantwoordelijkheid
Verantwoordelijk voor het gebruik en de verwerking van de persoonsgegevens is de kerkenraad van Doopsgezinde Gemeente Aardenburg, Weststraat 37, 4527 BR Aardenburg.

Contactpersoon is de door de kerkenraad aangewezen coördinator gegevensbescherming, de heer H.R.L. Bakker, De Schepenstraat 2, 4527 AS Aardenburg, telefoon 0117-492575, mailadres bakker4527@zeelandnet.nl.

3. Persoonsgegevens die worden verwerkt en beheerd

Binnen de kerkelijke organisatie wordt gebruik gemaakt van een ledenadministratie, via Algemene Doopsgezinde Sociëteit uitbesteed aan de professionele organisatie genaamd Scipio. Doopsgezinde Gemeente Aardenburg verwerkt deze persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en/of ter uitvoering van de betreffende overeenkomst.

Voor zover bekend en van toepassing worden c.q. kunnen de volgende burgerlijke persoonsgegevens worden geregistreerd:

• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
• mailadres;
• geboortedatum en -plaats;
• geslacht;
• burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat; alsmede de volgende kerkelijke persoonsgegevens:
• de aard van de verbondenheid met de gemeente;
• doop, met vermelding van de datum evenals van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk, respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
• eventueel belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum, evenals van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
• datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
• gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente;
• datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente;
• datum van overlijden;
• datum van vertrek naar het buitenland;
• datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap;
• datum van onttrekking aan de gemeenschap van de gemeente;
• datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente geacht wordt verbroken te zijn;
• datum van herstel van de gemeenschap met gemeente;
• voor zover van toepassing vermelding van de gemeente waartoe betrokkene behoort; en eventueel voor zover de belanghebbende deze met de eigenlijke bedoeling heeft verstrekt:
• bankrekeningnummer;
• bsn-nummer;
• accounts social media;
• portretfoto.
• 4. Verbijzondering van de persoonsgegevensDelen uit de persoonsgegevens kunnen worden verbijzonderd en gebruikt bij aanschrijving betreffende kerkelijke vergaderingen, activiteiten, verzoek om financiële bijdragen, verzending periodieken en dergelijke.Daarnaast vindt verbijzondering plaats in geval van pastorale zorg in brede zin bij het delen van lief en leed: geboorte, huwelijk, overlijden, begrafenis, ziekenbezoek, jubilea en dergelijke.Ten slotte kunnen de persoonsgegevens binnen de kerkelijke organisatie gebruikt worden voor statistische doeleinden.Bij de verbijzondering van de persoonsgegevens zijn vrijwel steeds betrokken de naam-, adres- en woonplaatsgegevens (naw), aangevuld met naar de aard van het onderwerp andere relevante persoonsgegevens.Onderstaand een – niet-limitatieve – opsomming  van situaties en de daarbij betrokken persoonsgegevens:

situatie	betrokken persoonsgegevens
kerkenraadsvergadering	mailadres
ledenvertoeving	naw en/of mailadres
kandidaatstelling	naw en geboortedatum en aard van verbondenheid
kerkdienst: gebed met namen	naam, gegevens rondom ziekte en gezondheid, jubileum
kerkdienst: geluidsopnamen	mogelijk zijn gemeenteleden herkenbaar te horen
verzoek financiële bijdrage	naw en/of mailadres
diaconale hulpaanvragen	naw en/of mailadres en/of geboortedatum en/of familieomstandigheden en/of financiële gegevens
website: functionarissen/vrijwilligers	naw en/of mailadres en/of kerkelijk ambt en/of foto
website: bezoekers activiteiten	foto en/of onderschrift met naam
situationele informatie activiteiten	naw en/of mailadres met naar aard van vermelding relevante andere persoonsgegevens
golfslag: activiteiten	mailadres, facebook
verjaardagskaarten	naw en geboortedatum
kerstkaarten	naw en/of mailadres
periodieken: inhoud over en weer	naw met naar aard van vermelding relevante andere persoonsgegevens
periodieken: verzending over en weer, doopsgezind.nl	naw, deze worden mede gedeeld met betrokkenen bij de verzending
idgp	naw en relevante andere persoonsgegevens in verband met salarisverwerking
belastingdienst/overheid	naw en relevante andere persoonsgegevens in verband met wettelijke voorschriften
verhuur	naw en/of mailadres en relevante andere persoonsgegevens

5. Beveiligingsmaatregelen

Doopsgezinde Gemeente Aardenburg heeft haar organisatie zodanig ingericht dat de haar ter beschikking staande persoonsgegevens optimaal tegen niet gewenst gebruik worden beschermd.

In dit verband kunnen – niet limitatief – genoemd worden:

• binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
• de gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.
• van functionarissen die uit hoofde van de functie beschikking hebben over persoonsgegevens wordt verlangd dat zij de toegang daarop afdoende beveiligen.
• voor de verwerking van de ledenadministratie wordt gebruik gemaakt van Scipio, met wie via Algemene Doopsgezinde Sociëteit een afdoende bewerkersovereenkomst is afgesloten.6. LogboekDoopsgezinde Gemeente Aardenburg voorziet in een logboek, waarin bijzondere – niet-reguliere – verwerkingen en bijzondere activiteiten c.q. gebeurtenissen systematisch worden geregistreerd en bijgehouden.Vermeld worden aard en doel van de verwerkingen en de naam van degene aan wie de uitkomst van de verwerking is geleverd.In dezen kunnen in het bijzonder genoemd worden navraag in algemene zin, verzoeken tot bijzondere informatie betreffende de registratie, verzoeken tot wijziging en/of verwijdering van (delen van) de persoonsgegevens, eventuele geconstateerde datalekken, alsmede de afhandeling daarvan.Het logboek wordt door of namens de coördinator gegevensbescherming bijgehouden. 7. Bewaartermijn Doopsgezinde Gemeente Aardenburg verwerkt, bewaart en gebruikt de persoonsgegevens zolang deze van belang geacht kunnen worden voor mogelijke deelname aan activiteiten van de gemeente, doch uiterlijk tot twee jaar na einde lidmaatschap of laatste verbinding. Alsdan worden de persoonsgegevens opgeslagen in het historisch archief. Op eerste – schriftelijk – verzoek van de belanghebbende worden echter zijn/haar persoonsgegevens ook eerder vernietigd, mits een eventuele financiële verhouding met Doopsgezinde Gemeente Aardenburg is afgewikkeld. 8. Inzage, wijziging, verwijdering, klachtenEen belanghebbende kan te allen tijde een overzicht van zijn/haar registreerde persoonsgegevens opvragen en/of verzoeken deze te wijzigen dan wel te vernietigen.Het – in principe schriftelijk – verzoek wordt gericht aan de coördinator gegevensbescherming en behoort binnen één maand te worden afgehandeld, met schriftelijke bevestiging.Indien een belanghebbende klachten heeft over de wijze waarop de coördinator gegevensbescherming verzoeken tot informatie, wijziging en/of verwijdering behandelt, kan in beroep gegaan worden bij de voorzitter van de kerkenraad.9. In werking treden, informatie belanghebbendenDeze privacyverklaring is opgesteld door de kerkenraad van Doopsgezinde Gemeente Aardenburg en treedt in werking per 16 juli 2018.De privacyverklaring wordt per post en/of mail ter kennis gebracht aan de thans binnen Doopsgezinde Gemeente Aardenburg geregistreerde personen en instanties. Voor zover de aldus benaderde personen en instanties geen bezwaar tegen registratie en/of deze privacyverklaring maken, worden zij geacht Doopsgezinde Gemeente Aardenburg toestemming te verlenen tot verwerking, beheer en gebruik van de persoonsgegevens conform het gestelde in deze privacyverklaring.De actuele privacyverklaring wordt blijvend opgenomen in de website van Doopsgezinde Gemeente Aardenburg. 10. Evaluatie, wijzigingen

      De privacyverklaring zal binnen de kerkenraad regelmatig worden geëvalueerd. Alsdan wordt bezien in hoeverre aanpassingen doorgevoerd moeten worden.

      Kleinere aanpassingen in de geest van de vigerende privacyverklaring worden zonder rechtstreekse informatie doorgevoerd.

      Majeure aanpassingen worden op passende wijze met belanghebbenden gecommuniceerd.

      De privacyverklaring wordt als vast agendapunt opgevoerd binnen de ledenvertoeving.

      Alsdan doet de kerkenraad verslag van de evaluatie en eventuele aanpassingen binnen de privacyverklaring.

     Aldus vastgesteld door de kerkenraad,

     Aardenburg, 16 juli 2018